Contrairement à un particulier, le déménagement d’une entreprise bien plus complexe. Et c’est justement pour cette raison précise qu’il faut l’organiser au moins 6 mois à l’avance comme l’explique l’entreprise de déménagement moving-go.com dans son guide sur le déménagement « Déménagement : la check list à J-90 jours« .
La liste des tâches à faire 6 mois avant le déménagement
- Notifier les salariés
Afin de mieux préparer ses salariés, l’entreprise devrait les informer au moins 6 mois à l’avance. Aussi, si l’entreprise dispose d’un CE, avant de prendre la décision de changer de siège social, le conseil d’administration ou assemblée générale doit consulter cette entité.
- Aménager le nouveau local
Les travaux de réaménagement pourraient durer plusieurs mois. Et afin de prévenir toute imprévue, il serait préférable de commencer l’aménagement au moins six mois à l’avance. A part cela, il est également très important de définir préalablement le choix du prestataire chargé des opérations techniques (câbles informatique, installation armoire à réseau…).
- Rédiger le cahier des charges du déménagement
Pas comme pour un particulier, la réalisation d’un déménagement d’entreprise nécessite la rédaction d’un cahier des charges. Dans ce document, il faut avant tout faire mention du volume à déménager. Il doit aussi stipuler toutes les opérations qui sont à la charge du déménageur (démontage meuble, manutention, conditionnement et emballage…). Mise à part cela, il faut tout naturellement y inclure les responsabilités du déménageur en cas de casse ou de vol.
Généralement, ce document devrait être rédigé par un professionnel. Et c’est à partir de ce cahier des charges que l’agence de déménagement pourrait établir un devis à l’entreprise.
Les formalités qu’il faut entreprendre 3 mois avant le déménagement
Trois mois avant le déménagement, l’entreprise devrait signer le contrat avec le déménageur de son choix. A part cela, c’est aussi le bon moment pour entreprendre les différentes formalités administratives (changement domiciliation, résiliation contrat de bail, règlement abonnement…).
Au cours de cette période, en plus de la prévision de la publication d’une annonce légale, l’entreprise devrait aussi préparer une campagne de communication afin d’informer ses clients, fournisseurs et partenaires financiers sur leur changement d’adresse.
La liste des choses à prévoir un mois avant le jour J
A un mois avant le déménagement, l’entreprise doit s’assurer de la finition des éventuels travaux d’aménagement de ses futurs locaux. Et outre les travaux en eux-mêmes, il faut bien sûr veiller à l’activation de l’électricité, du téléphone et d’internet. Après, afin de mieux se préparer au jour J, il est important de dresser 4 semaines à l’avance l’inventaire globale des appareils, meubles et affaires à déménager.